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建立"计划"思维模式,提升工作效益 2016-03-26

建立计划思维模式(先计划后行动的工作习惯)的重要性。
    当今社会是一个快鱼吃慢鱼的年代。各行各业产能过剩,竞争激烈。唯有方向正确,行动迅速的企业才能立于不败之地。因此学会制定工作计划,习惯先将问题分析清楚才行动的模式,是提高工作效率,提高企业效益的必由之路。
古语有云:一年之计在于春。又到春暖花开时。本专栏公布各部门去年的年度总结和新一年的工作计划。供大家借鉴。望大家认真学习与自己工作相关的内容。同时,要求大家互相借鉴,那些计划写得好,怎样才算是一份好的总结和计划呢?完整的工作计划应该包含什么内容?
    人的动作是由大脑指挥的。工作计划是一个人行动的指挥系统,不管你是否写出来,都是先有计划再有行动,临时才作出的行动往往只是应付工作,是被动的,无效率的,无创新性的,甚至无价值的。我们只有弄清楚这些,才能使自己日常工作中思路清晰,提高效率,提高工作价值,适应当下激烈的市场竞争环境。下面就这个问题作一些总结和说明。

二、工作计划内容的四个层面。
    一个完整的工作计划(包括年度,月度,周,日等)包括四个层面,即:
  题目,要点分析,目标设定,实施方案。

一、题目(主题)。
   本计划是写什么内容的。要求简明扼要。
    一般来说指具体的工作主线或主线下的分支,例如:关于6s管理。关于某个定单排产。关于某个产品(工程)设计。关于某个设备某一方面的质量问题。关于某个客户需求信息。关于某类零件釆购。等等。

二、节点(问题)分析。
   本计划涉及这个主题的哪些方面的问题。可以分多层,由面到点 ,由浅至深。例如,关于6S管理中可能涉及的几个方面问题(第一层):
    1、车间外环境管理。
    2、车间内管理。
    3、办公楼6S管理。
   每一个问题(事件)又可能涉及几个方面(第二层):
    1、工厂外环境管理
    1a、草坪管理,
    1b、树木管理,
    1c、清洁管理。
    2a、脚印整冶。
    3a、办公大楼6S不规范。
   每层再分析(第三层):
    1aa、草坪长短不一,枯荣控制不好。
    1ba、树木爬藤乱。
    1bb、入口大草坪龙眼树长势不好。
    1bc、某些树木修剪不定时。
    2aa、还经常发现机件上有脚印。
    3aa、不少办公室定置不好,有些挡视线,整体不雅观等。
  以上几层由面到点,可以单层或多层表达。都是为了找到问题,分析问题,提出问题。

三、目标制定。
   根据以上分析的每个问题现状,制定计划,将问题处理到什么状态。最好有数据,至少要清晰地描述。
   例如针对以上:
    1aa、使草坪长年保持美观。
    1bb、使大树长势好看,充满生机。2aa,杜绝机件上的脚印!
    3a、制定办公大楼6S标准及管理制度。

四、实施方案。
   釆取什么行动去达到目标。包括明确一个行动,制定新的制度(图纸,方案),修改原有制度。涉及哪些人(谁去执行),由谁监督。
   实施方案的一般来源:
    1、原来有,正在实施,但落实不好(这次计划怎样落实)
    2、原来有制度也有执行,但效果并不理想,于是修改制度(流程,方法)。
    3、问题新出现或原来没有管控,故新制定一些方法。一个具体的行动。例如:1aa:制定草坪修剪保养制度。
    1bb、找专家诊断,制定改善方案。2aa,修订处罚制度,每天至少不定时全面检查一次。见一次处罚公布一次,直到消灭脚印!
    3a、制度办公大楼6S制度,召开会议宣传,落实日常检查等。


说明:
    1、 根据计划的分类(年度,月度,周,日计划)不同,工作计划可以从不同层级写起。也可以未写到最后一层而暂时停止(只写一,二层,提出了问题)。
    2、不管从哪个层级开始写(思考),或暂时未往下一级写(未分析清楚问题,或未想到实施方案),到最后都要写(想)到最后一个层级(实施方案),计划才可以实施,才有意义。
    3、对于每个工作主线(6S管理,质量管理,排产管理,工程项目管理,某个产品的技改管理,供应商管理,有效信息管理等等),是不断地提练,解决现存问题,又不断产生新的问题的过程。这就是工作计划的PDCA循环。


三、关于计划管理常见的几个问题。
    1、无工作计划可写:
这是最经常出现的问题,认为现在工作正常开展,没有什么计划好写的!这说明了我们日常没有思考,不知所谓。这怎可能做出创新性的工作呢!就像去逛超市,没有釆购计划单,只是消磨时间,不是为了快速完成任务。
    2、写出来的计划不一定能执行。
任何问题,任何时候都有这个阶级的解决方案。否则这件事就真的处于不受控制状态了。就如我们之前总结过的沟通四步曲:整理,表达,互动,共识。其中的共识,也是下一步的行动。PDCA循环理论也是这个意思。就算是约定下一次再讨论,放弃这个计划,也是结论(行动方案)。
    3、计划实施不了,很多原因不在我(我部门)。
现代企业的问题往往是团队合作才能解决的,跨人跨部门。制定计划就是明确在这个问题上我(我部门)应该做什么,可以做什么。通过自己的努力,为解决问题出一份力。同时,推动相关部门围绕问题去开展工作,这需要有组织能力,沟通能力。例如,6S,质量问题等都是每个部门(员工)各有各的问题,有些问题要其他部门配合解决的。
    4、计划要素不全,或者脱离实际(不可实施)。
有计划但无时间,无执行部门,无执行人,无监督部门(人),目标太大太虚,涉及面广,行动不明确,无法实施。这样的计划(制度)就同虚设。必须进一步细化,明确化。接地气才能实施。
       将日常动作变成流程,用流程促使自觉!是将行为变成良好的习惯的过程。
这样我们工作的可靠性,效率才能真正向着更高的目标迈进!
      祝大家新年进步!


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